Ключевые аспекты, влияющие на выбор информационной системы управления организации (MIS)

Система MIS (Management Information System), что переводится на русский язык как «информационная система управления», является инструментом анализа и формирования бизнес-стратегии, а также контроля выполнения задач компании. Прекрасно подстраиваясь под динамичные изменения современного рынка, система MIS позволяет повысить уровень информированности менеджмента и контроля бизнес-процессов. Выбор правильной системы MIS и ее корректное внедрение предоставляет широкие возможности для организаций.

Место MIS в структуре организации

Прежде чем установить систему MIS, важно определиться с местом данной системы в структуре организации. Возможно, MIS не содержит детализированную информацию обо всех операциях компании, однако благодаря данной системе Вы получаете доступ ко всем  данным, необходимым для принятия важнейших стратегических решений. Довольно часто результаты операционной деятельности компании являются основой для базы данных системы MIS.

В то время как понятие MIS подразумевает четкое разграничение между информационной системой управления и другими информационными системами, важно отметить, что в зависимости от характеристик, набора данных и гибкости организации,  возможно своеобразное техническое наложение систем с точки зрения способности систем работать на различных уровнях организации.

Как правило, развитие информационных систем повышает иерархическую гибкость организации. Следовательно, система MIS должна представлять собой баланс между структурной организацией и гибкостью компании, наилучшим образом приспосабливаясь к  запросам менеджмента компании. 

Функции системы MIS

Сбор и ввод данных
Система MIS вбирает в себя всю необходимую для управления компанией информацию. Эта информация может быть собрана как автоматически, так и вручную пользователями.
Хранение информации
Собранная информация обычно хранится в базе данных и предназначается для извлечения на последующих этапах ее обработки посредством системы MIS. Техническое оборудование должно иметь соответствующие характеристики для того, чтобы весь объем информации, хранящийся в системе, нашел необходимое применение.
Обработка данных

Система обрабатывает данные и адаптирует их под запросы менеджмента компании. Основная цель такой обработки - это обеспечение актуальности и содержательности представляемой информации.

Распределение данных и информации

Система MIS отвечает за то, чтобы определенный пользователь получил определенную информацию в определенный период времени. Данная информация может быть представлена как в виде отчета, так и в виде графического рисунка, сообщения, видео- или аудиозаписи. Чаще всего она представлена в виде таблиц или диаграмм, что предоставляет возможность пользователю провести сравнительный анализ данных.

Прогнозирование

При помощи формул и алгоритмов история данных может быть использована для создания прогнозов и предсказаний, связанных с дальнейшим развитием событий. 

Управленческое планирование

Информация, полученная из системы MIS, может быть использована в совещаниях различной тематики, среди которых:

  • Закупки;
  • Запасы;
  • Учет;
  • Производство;
  • Поставки;
  • Персонал;
  • Продажи;
  • Разработки. 

Управленческий контроль

Система MIS позволяет анализировать информацию и определять, насколько деятельность компании оправдывает ожидания и прогнозы менеджмента компании. Благодаря этому обеспечивается контроль над деятельностью организации. Чаще всего система MIS - сложная система, отслеживающая большое количество транзакций. В связи с этим такие системы обладают большим количеством элементов для отслеживания и контроля информации.

Общие требования к программному оборудованию компании при установке системы MIS

Любая система MIS подразумевает соблюдение схожих требований, среди которых:

Аппаратное обеспечение

Первый вопрос, на который руководству компании необходимо ответить при внедрении MIS, - это требования к аппаратному обеспечению, необходимые для успешного оперирования системы. Даже если Ваш сервер отвечает требованиям системы, следует обратить внимание на соотношение стоимости аппаратного обеспечения и уровня его производительности, так как технические характеристики оборудования могут всерьез повлиять на работу системы MIS. Увеличение скорости играет значимую роль, особенно, если сравнивать функциональность «вялой» системы и системы, быстро реагирующей на запросы конечных пользователей.

Второй вопрос, на который Вам придется ответить – это будет ли сервер, который Вы выберете, поддерживать только систему MIS, позволив ей максимизировать доступные ресурсы аппаратного обеспечения, или же система будет находиться на сервере общего доступа? В большинстве случаев Вам, скорее всего, посоветуют установить систему MIS на отдельном сервере, однако стоимость такого сервера играет существенную роль в таких условиях. Также Вам следует оценить уровень сложности выбранной Вами системы, так как от этого будет зависеть выбор необходимых для успешной работы ресурсов.

Приложения, не требующие применения большого количества ресурсов, будут менее затратными для организации, при этом большинство операционных систем обладают возможностями единовременного оперирования множества различных программ. Тем не менее, важно понимать, что, несмотря на то, что установка дополнительных приложений на один сервер может обойтись Вашей компании дешевле, в то же время это может снизить производительность системы MIS.

Для использования системы MIS организация должна обладать соответствующим сетевым оборудованием. Существенную роль при этом будет играть доступ конечных пользователей к системе. Вероятнее всего, система будет доступна конечным пользователям или менеджеру, и в случае, если объем передаваемой информации между сервером и конечными пользователями будет велик, то возникнет необходимость в установке сетевой инфраструктуры. Такая модель взаимодействия между пользователем и сервером получила свое развитие благодаря современным системам MIS, использующим облачные технологии. Несмотря на то, что облачные системы обрабатывают данные в фоновом режиме, они позволяют приложениям браузера хранить данные централизованно, облегчая, таким образом, процесс представления и использования информации конечными пользователями, взаимодействующими с системой в интерактивном режиме.

Программное обеспечение

Выбор подходящей операционной системы зависит от требований, стоимости и производительности системы MIS. Рассмотрим некоторые варианты.

  • Microsoft OS – популярная и простая в использовании система, установка которой займет не так много времени и усилий, может стать отличным выбором; 
  • Linux/Unix OS – данную ОС можно назвать более низко затратной и быстрой, однако ее использование потребует дополнительных знаний и навыков; 
  • Прочее – существуют системы MIS, которые обслуживаются на собственных операционных платформах.

Менеджменту компании также стоит обратить внимание на тип базы данных, который требуется для системы MIS, и на то, будет ли MIS расположен на отдельном сервере.

Делая выбор в пользу тех или иных характеристик и конфигураций системы MIS, важно учитывать также критерии безопасности, установленные политикой компании.

Управление данными

Одной из первостепенных задач при установке системы MIS для любой компании является выбор носителя, на котором будет храниться информация. Твердотельный SSD-накопитель предприятия обладает высокой производительностью, однако срок службы и стоимость такого устройства оставляют желать лучшего. Для повышения производительности и безопасности Вашей системы хорошей альтернативой может стать дисковоый массив Raid, который может быть установлен на несколько единовременно используемых драйверах. Далеко не последняя в линейке Raid, версия Raid 10 обеспечит защиту и сохранение данных даже в том случае, если Ваша система столкнется с крахом какого-либо драйвера

Немаловажным аспектами при выборе носителей также являются формат и степень шифровки данных, техническая безопасность и процедуры предупреждения неполадок.   

Процессы

Какие текущие процессы влияют на систему MIS, и какие новые процессы должны быть  внедрены в целях успешного функционирования данной системы? Возможно, Вам необходимо оценить систему информационной безопасности в Вашей компании? Также существует ли необходимость в составлении инструкций для того, чтобы конечные пользователи не испытывали затруднений при работе с системой? На все эти вопросы придется ответить при выборе системы MIS.

Участники

В зависимости от характера требуемых процедур при работе с системой возникает необходимость привлечения различных представителей персонала компании. Подготовка инструкций по применению, а также формирование системы безопасности, безусловно, потребует привлечения разных пользователей. К примеру, Вашей компании понадобятся: 

  • Администраторы – пользователи, ответственные за установку, настройку конфигураций и обслуживание системы;
  • Производственно-оперативный персонал – пользователи, которые набирают и вводят информацию, которая не может быть набрана автоматически;
  • Менеджеры – рассматриваются как конечные пользователи системы.

Вышеупомянутые рекомендации должны помочь Вам сфокусироваться на ключевых факторах при выборе информационной системы менеджмента компании. Преждевременный учет данных факторов поможет Вам ускорить процесс внедрения системы MIS и снизить шансы упущения ключевых моментов при адаптации данной системы. Это также позволит высшему руководству и IT-специалистам компании лучше организовать систему информационного управления в целях максимизации выгоды, которую данная система может принести в Вашу организацию.