Есть ли разница между нотариально заверенной копией документа и апостилированной?

В международном бизнесе нередко возникают ситуации, при которых очевидна необходимость надлежащего оформления документов, которые выданы в одной юрисдикции, а должны использоваться для предоставления уполномоченным органам в другом государстве. В случае организации эффективной бизнес-модели следует учитывать множество факторов, начиная с оформления налогового резидентства бенефициара и самой компании и заканчивая предъявлением общих требований к оформлению документации в своей юрисдикции и за ее пределами. Особые требования существуют в финансовых институтах, в которых планируется корпоративное обслуживание. Пакет документов подлежит консульской легализации, удостоверению специальным штампом «апостиль» и заверению снятых копий нотариально в зависимости от страны выдачи и страны представления.

Давайте разбираться, существует ли разница между копией документа, заверенной нотариально, и апостилированной копией. Нужно также понимать, какие действия следует совершать в определенных ситуациях.

Внимание! Изучите вопрос о том, как легализовать документы на офшорную компанию.

Копия документа, которая заверена штампом «апостиль». Что нужно знать:

Подписавшие Гаагскую конвенцию 5 октября 1961 года страны принимают документы, которые выданы уполномоченными органами в других государствах по более упрощенной схеме. Это проставление специального штампа «апостиль» без необходимости обязательной консульской легализации. В соответствии с Конвенцией об апостиле этот штамп является единственной формальностью, которая учитывается при принятии документов за рубежом. Согласно данному соглашению, какие-либо иные требования при оформлении иностранных документов нельзя предъявлять для подтверждения подлинности оригиналов.  

Происхождение апостилей проверяется в e-Register (электронном реестре) или на веб-сайте Гаагской Конвенции, где находятся все компетентные органы, которые назначены в каждом государстве-участнике.

Международный бизнес, а также граждане, которые планируют смену места проживания, налогового резидентства или работы, должны помнить:

1. Если вы планируете перебраться в страну, которая является участницей Конвенции, то основным и единственным удостоверением подлинности документов будет апостиль.
2. Образец апостиля для разных государств будет максимально приближен к тому образцу, который указан в Конвенции, так как это существенно упрощает его идентификацию на официальных документах.
3. Апостиль должен содержать Convention de La Haye du 5 octobre 1961 (включать краткое название соглашения на французском языке), а также иметь название «апостиль»» и блок с десятью информационными полями.

Внимание! Иностранное государство имеет право отказать в принятии документов в том случае, если удостоверение документа апостилем не соответствует вышеуказанным критериям оформления.

Необходимо иметь в виду, что образец апостиля в разных юрисдикциях может отличаться по форме (квадратная, круглая), а также по рамкам вокруг блоков, размерам сторон, что не является основанием для отказа в приеме официальных документов.

Нужно четко осознавать, что апостиль – это штамп, подтверждающий подлинность документа/подписи/печати, выданный или проставленный в другом государстве. Данный документ может быть применен в любой стране, которая является участницей Гаагской конвенции.

В содержании специального блока из десяти граф должна быть указана следующая информация:

• страна, в которой проставляется апостиль;
• кем подписан публичный документ;
• орган, который удостоверяет документ и ставит печать (государственный нотариус);
• сведения о сертификации, включая дату, номер самого сертификата и другие данные.

Внимание! При необходимости вы можете заказать апостилирование отдельных документов или пакета документов, если обратитесь к нашим экспертам. Мы рекомендуем сразу отправлять полный пакет документов для легализации с помощью специального штампа. В этом случае вы не переплачиваете за курьерскую доставку и сокращаете сроки оформления необходимых сертификатов, справок, свидетельств.

Копия документа, заверенная нотариально

Разбираясь в отличиях между копией документа, которая заверена апостилем, и копией, заверенной нотариусом, следует понимать конечную цель подачи документов и тех требований, которые существуют в конкретной организации в определенном государстве.  

Если это касается банков или других финансовых учреждений, чаще всего потребуются именно нотариально заверенные копии документов.

В этом случае нотариус просто снимает копию с оригинала документа, а далее своей подписью и печатью подтверждает/заверяет, что он видел оригинал и копия полностью ему соответствует.

В требованиях к таким документам на английском языке будет прописано: «A certified true copy of original».

Именно такой текст должен быть прописан на переведенном документе.

На что следует обращать внимание при подготовке нотариально заверенной копии документа

При необходимости готовить такой документ для иностранного учреждения следует помнить, что текст, написанные нотариусом, также должен быть переведен на иностранный язык. Чаще всего таким языком является английский. Если нотариус не имеет полномочий заверять документы на иностранном языке, то такой текст следует сначала перевести у сертифицированного переводчика, а затем приложить к основному пакету документов.

Таким образом, при подготовке комплекта документов следует учитывать все особенности, которые важны в конкретном иностранном государстве. В случае несоблюдения некоторых формальностей при подготовке и оформлении документов в дальнейшем возможны сложности в виде дополнительных расходов и исправления ошибок.

Каким образом банк может запрашивать официальные документы? Разберем это на трех примерах.

Пример №1:

Certificate of Incorporation (заверенная копия свидетельства о регистрации, если таковая имеется). Финансовому учреждению высылается сначала скан, а в случае необходимости отправляется по почте оригинал этого нотариально заверенного документа.

Пример №2:

Certificate of Incorporation (в зависимости от государства или штата, в котором зарегистрирована компания, документ может иметь разные названия). Копию сертификата подписывают и скрепляют печатью должностного лица регистратуры, затем проставляется апостиль юрисдикции регистрации. В этом случае финансовому учреждению будет вполне достаточно простого скана с апостилированного оригинала, при этом сам документ остается на руках   у клиента.

Пример №3:

Оригинал или заверенная копия Certificate of incorporation.  Оригиналы возвращаются клиенту после того, как финансовое учреждение ознакомится с оригиналом и сделает копию документа. Если предоставляются нотариальные копии, то документы остаются в банке и клиенту уже не возвращаются.

Следует иметь в виду, что нотариальное заверение позволяет решить правительственные и юридические вопросы в той юрисдикции, куда направляются документы. В случае заверения перевода нотариус получает документы только с подписью сертифицированного переводчика и проставленным подтверждением идентичности перевода.

Внимание! В случае обращения к нам, наши эксперты готовы помочь в процедуре подготовки документов, которые выданы в определенной юрисдикции для подачи за границей. Акт официального заверения юридического документа обеспечивает подлинность указанных печатей, данных, подписей. В апостиль включается заверение у нотариуса.

Обращайтесь к нам в случае необходимости подготовки полного комплекта документов, если ваши интересы связаны с оформлением виз или ВНЖ, регистрацией бизнеса, а также открытием счетов в иностранных банках.

Внимание! Ситуаций, когда требуется апостилирование и нотариальное заверение для удостоверения подлинности документов, великое множество.  Мы оказываем помощь в консульской легализации, если принимающая страна не принадлежит к участникам Гаагской конвенции.‍

‍