Как найти подходящую компанию, оказывающую услуги корпоративного секретаря в Сингапуре?

Компании, оказывающие услуги корпоративного секретаря в Сингапуре, часто привлекаются для выполнения административных функций компании, а также для обеспечения того, чтобы компания выполняла свои требования по комплаенсу и отчетности. В таком случае секретарем компании является назначенное лицо из компании, оказывающей услуги корпоративного секретаря, которое для целей регистрации и отчетности является лицом, назначенным официальным секретарем компании для конкретной компании.

В Сингапуре местная компания должна соответствовать многочисленным требованиям, установленным ACRA. Согласно закону, несоблюдение этих требований может привести к штрафам, санкциям или и к тому, и к другому. Следовательно, большинство компаний прибегают к профессиональным услугам корпоративного секретаря, чтобы отслеживать и соблюдать сроки подачи отчетности и выполнения компаниями комплаенса.

Для владельцев компаний вопрос найма корпоративного секретаря может быть довольно сложным, учитывая, что на рынке так много поставщиков услуг. Несмотря на то, что требования ACRA, которые необходимо соблюдать и выполнять, едины, вы поймете, что разные компании, оказывающие услуги корпоративного секретаря, работают по-разному.

Далее в статье мы поможем вам определить, как выбрать подходящего корпоративного секретаря для вашей компании в Сингапуре.

Регулирование ACRA в отношении привлечения компании-секретаря

Согласно правилам ACRA, каждая компания должна назначить секретаря компании в течение 6 месяцев после ее регистрации, независимо от того, является ли она частной или публичной.

Секретарь компании также должен быть резидентом Сингапура – гражданином Сингапура, постоянным жителем Сингапура (PR) или владельцем EntrePass. В некоторых случаях секретарь компании может даже нести юридическую ответственность за несоблюдение компанией требований отчетности или комплаенса.

Если в компании более одного директора, то они также могут выступать в качестве секретаря компании. Согласно разделу 171(1E) Закона о компаниях, ACRA не разрешает единственному директору компании быть секретарем.

Требования ACRA, выдвигаемые к секретарю компании

Секретарь компании должен обладать знаниями и опытом, необходимыми для выполнения своих обязанностей.

Кроме того, в соответствии с разделом 171(1AA) Закона о компаниях, секретарь публичной компании должен соответствовать хотя бы одному из следующих требований:

• Являлся секретарем компании не менее 3 из 5 лет, непосредственно предшествовавших его назначению секретарем публичной компании.

• Обладает соответствующей квалификацией в соответствии с Законом о юридической деятельности.

• Является присяжным бухгалтером, зарегистрированным в соответствии с Законом о бухгалтерах.

• Является членом Института дипломированных присяжных бухгалтеров Сингапура (Institute of Certified Public Accountants of Singapore).

• Является членом Сингапурской ассоциации Института присяжных секретарей и администраторов (Singapore Association of the Institute of Chartered         Secretaries and Administrators).

• Является членом Ассоциации международных бухгалтеров (Сингапурское подразделение) (Association of International Accountants -Singapore Branch)

• Член Института бухгалтеров компаний, Сингапур (Institute of Company Accountants, Singapore).

Помимо найма профессионалов, некоторые владельцы компаний привлекают своих партнеров (иногда членов семьи), которые выполняют данную роль, если они имеют достаточную квалификацию в соответствии с вышеуказанными требованиями.

Какие услуги предоставляют фирмы-корпоративные секретари?

Фирмы-корпоративные секретари предоставляют широкий спектр услуг для компаний, чтобы гарантировать, что они соответствуют многочисленным требованиям комплаенса и отчетности. Большинство таких фирм оказывают услуги в следующих областях:

• Обновление и подача документов в ACRA;

• Ведение и содержание установленных законом реестров;

• Подготовка документов ежегодного общего собрания (AGM) и протоколов собраний.

Помимо секретарских услуг крупные фирмы-корпоративные секретари также предоставляет дополнительные услуги, которые облегчат создание и ведение вашего бизнеса. Эти услуги включают в себя:

• Предоставление вам номинального директора;

• Консультирование по вопросам бухгалтерского учета вашей компании или налоговым вопросам;

• Помощь в таких сделках, как предложение новых акций для вашей компании и конвертация кредитов в акции.

Хотя о данных услугах, как правило, прямо не говорится, поскольку они не являются секретарскими услугами как таковыми, но компании, которые готовы предоставить вам эти дополнительные услуги, — это те, на кого вы можете положиться при необходимости дальнейших запросов и консультаций.

Наконец, секретари компании не только являются поставщиками услуг, но и выполняют множество других функций в фирме. К ним относятся напоминания ключевым сотрудникам о встречах и сроках, а также консультирование директоров по юридическим вопросам или вопросам, связанным с соблюдением нормативных требований. Секретари компании являются ценным активом компании и берут на себя широкий спектр ролей и обязанностей.

Можете ли вы обойтись без привлечения компании-корпоративного секретаря?

Некоторые компании могут не видеть необходимости нанимать такого рода компанию в качестве секретаря, вместо этого выбирая вариант «сделай сам». ACRA не предъявляет требования о привлечении такой компании для оказания услуг корпоративного секретаря. Это означает, что при выборе варианта «сделай сам» в качестве секретаря выступают просто члены компании, которые имеют квалификацию и берут на себя функции секретаря компании. Подходит ли такой вариант во многом зависит от того, является ли ваша компания публичной или частной.

Для того чтобы являться секретарем публичных компаний вы должны быть зарегистрированным регистрационным агентом по регистрации или зарегистрированным квалифицированным специалистом (например, юристом) в ACRA в соответствии с разделом 171 (1AA) Закона о компаниях. Это связано со списком требований и обязует вас подать заявление в ACRA, чтобы стать зарегистрированным агентом или квалифицированным специалистом.

Это означает, что публичные компании не могут просто назначить кого-либо секретарем своей компании. Хотя технически публичные компании все еще могут обойтись без привлечения компании-секретаря, они должны обеспечить, чтобы данные лица соответствовали вышеуказанным требованиям.

Секретарями частных компаний может быть назначено любое лицо, обладающее действующим разрешением SingPass; данное лицо обычно является резидентом. Раздел 171(1A) Закона о компаниях гласит, что любое лицо, обладающее «необходимыми знаниями и опытом для выполнения функций секретаря компании», соответствует требованиям. Следовательно, вы можете не нанимать компанию для оказания корпоративных секретарских услуг и выбрать вариант «сделай сам». К ним относятся члены семьи или друзья, если у них есть действующий SingPass.

Преимущества и недостатки варианта «сделай сам»

У подобного варианта есть свои преимущества и недостатки. Самым очевидным преимуществом будет то, что вы сэкономите на ежегодных сборах, которые вы платите компаниям за оказание секретарских услуг, а также на любых других дополнительных сборах, которые взимаются в зависимости от того, какие дополнительные услуги вам требуются. Еще одним возможным преимуществом может быть то, что, поскольку все делается внутри компании, вы сэкономите время и усилия, связанные с взаимодействием с внешней фирмой.

Возможным недостатком будет более низкий уровень опытности по сравнению со специалистами из компаний, оказывающих секретарские услуги. Большинство непрофессиональных секретарей будут иметь меньше опыта, чем специалисты компаний, или не будут в курсе последних отраслевых правил и законодательства. Это может привести к совершению ошибок. Например, могут быть сорваны сроки или ненадлежащим образом соблюдены процедуры, такие как изменение юридического адреса в ACRA без подачи надлежащей резолюции.

Ошибки, касающиеся комплаенса, дорого обходятся и могут привести к штрафам и санкциям, налагаемым на компанию. Если они достаточно серьезны, это может даже привести к отстранению директора от должности или тюремному заключению секретаря.

В связи этим мы рекомендуем обратиться в компанию, которая окажет вам подобные услуги. Конечно, в отличие от публичных компаний, которые не могут привлечь в качестве секретаря какое-либо лицо, обладающее разрешением SingPass, и вынуждены привлекать сторонних специалистов, частные компании могут обойтись и без этого. Однако для частных компаний выбор фирмы, оказывающей услуги корпоративного секретаря, для выполнения юридических и нормативных требований может оказаться выгодным вложением, особенно в долгосрочной перспективе.

Компания Eltoma Legal & Corporate Services является сертифицированным поставщиком услуг, специалисты которой обладают значительным опытом и всеми необходимыми знаниями, чтобы выступать в качестве секретаря вашей компании. Обратившись в нашу компанию, вы можете быть уверены, что к вашей компании не будут применены санкции и штрафы, что позволит вам избежать финансовых, эмоциональных и прочих затрат. Ждем ваших обращений!

На что следует обращать внимание при выборе секретаря компании?

Есть определенные черты и качества, которыми должны обладать секретари компаний. Обратите внимание, что этот список не является исчерпывающим и просто выделяет некоторые важные признаки компетентного секретаря компании:

Уверенные навыки корпоративного управления

Например, секретари компании, которые обладают хорошими знаниями об организациях и о том, как осуществляется деятельность в вашей компании. Они будут более восприимчивы к таким изменениям, как назначение или увольнение должностных лиц компании, и впоследствии смогут быстро осуществить подачу необходимой информации и документов.

Высокий уровень организованности

Учитывая необходимость выполнения многочисленных ролей, а также обязанностей, касающихся комплаенса и файлинга, секретарю вашей компании необходимо преуспеть в решении многих задач одновременно.

Умение планировать и внимание к деталям

Секретари компании должны работать в соответствии с графиком и следить за тем, чтобы требования компании по соблюдению нормативного законодательства выполнялись задолго до установленного дедлайна.

Хорошие коммуникативные навыки

Общение с внутренними и внешними заинтересованными сторонами компании является привычным делом для секретарей компании. Хороший секретарь компании — это тот, кто хорошо ориентируется в ситуации, тактичен и компетентен в переговорах.

Формирование стоимости услуг компаний, оказывающих секретарские услуги  

В Сингапуре есть множество фирм, оказывающих секретарские услуги. У каждой фирмы будет свой собственный способ взимания платы с вашего бизнеса, и лучше всего связаться с такими компаниями, чтобы узнать более подробную информацию. Как правило, со стоимостью услуг некоторых фирм можно ознакомиться заранее на их сайте, в то время как расценки других компаний можно узнать по электронной почте.

Плата может варьироваться от 350 до 600 долларов в год, и важно выяснить, за что именно вы платите и не будут ли взиматься дополнительные сборы. Обычно в стоимость секретарских услуг включено предоставление секретаря, подача годовых отчетов и подготовка документов для общего собрания акционеров. За дополнительные услуги может взиматься отдельная плата.

Найм секретаря компании из специализированной компании, предоставляющей такие услуги, является важным решением для владельцев бизнеса. В долгосрочной перспективе квалифицированный и заслуживающий доверия секретарь компании будет иметь большое значение для обеспечения стабильности вашего бизнеса.

Компания Eltoma Corporate Services является лицензированным поставщиком услуг с многолетним опытом работы. Мы готовы оказать вам содействие, предоставить профессиональные консультации, обеспечить квалифицированное сопровождение, предложить помощь в подготовке и подаче документов и ряд других корпоративных услуг.  Мы решаем ваши вопросы быстро, профессионально, конфиденциально, учитывая индивидуальный подход и персональные требования. Ждем ваших обращений на info@eltoma-global.com!