Сингапур: как заверить подлинные копии документов

По мере того, как в мире осуществляется все больше трансграничных транзакций, очевидно, что и отправление различных документов между странами также происходит. Как человек в одной стране может узнать, является ли документ из другой страны подлинным?

Документам, подготовленным в Сингапуре, возможно, потребуется нотариальное заверение и/или легализация, прежде чем их можно будет использовать в других странах. Неофициально такие процессы могут также называться получение «заверенной подлинной копии». Вам может потребоваться нотариальное заверение и/или легализация ваших документов, если вы управляете бизнесом или недвижимостью в других странах или участвуете в судебных разбирательствах за границей.

Нотариальное заверение

Что такое нотариальное заверение?

Нотариальное заверение предполагает удостоверение документа как подлинной копии оригинального документа или как надлежащим образом оформленного. Нотариальное заверение осуществляется нотариусом, которым обычно является старший юрист, практикующий в Сингапуре и назначенный на эту должность в соответствии с Законом о государственных нотариусах.

Многие услуги подпадают под общую категорию «нотариального заверения». Например, нотариусы могут:

• Сделать общеустановленное нотариальное заверение для подтверждения действительности документа; или

• Заверять копии документов как верные копии оригинала.

Вам следует обратиться за консультацией к юристу или лицу, запрашивающему копии ваших документов, о том, какие нотариальные манипуляции необходимо провести в отношении вашего документа.

При этом документы, которые необходимо нотариально заверить, обычно делятся на 2 категории:

• Документы, подлинность которых необходимо заверить, например, фотокопии академических справок; а также

• Документы, дающие кому-либо полномочия что-либо делать. Такого рода документы обычно должны быть подписаны в присутствии нотариуса, чтобы он    мог удостоверить, что документ был надлежащим образом подписан и, следовательно, действителен. Примером такого документа, требующего    нотариального заверения, может быть доверенность, которая позволяет вашему представителю продавать недвижимость за границей от вашего имени.

Как нотариально заверить документ в Сингапуре

В случае документов нотариус должен убедиться, что вы понимаете характер и цель подготовки документа. Затем нотариус проверит документ и копию и заверит его своей официальной печатью и подписью.

Нотариальный сертификат обязателен для каждого нотариально заверенного документа. В нотариальном удостоверении обычно указывается:

• ФИО нотариуса.

• Статус нотариуса как нотариуса.

• Нотариальное удостоверение и заверение документа, который требует нотариального заверения. Например, нотариус может сертифицировать и заверить,    что документы, прилагаемые к свидетельству, были должным образом подписаны и оформлены подписавшими его лицами, указанными в документе, или что    документы, прилагаемые к свидетельству, являются заверенными копиями.

• Место и дата выдачи документа.

В конце сертификата ставятся полное имя нотариуса, его подпись и печать.

Затем вам нужно будет записаться на прием в Сингапурскую юридическую академию (SAL) через Портал по легализации, чтобы нотариально заверить документ.

Как найти нотариуса в Сингапуре

Многие юридические фирмы предлагают нотариальные услуги. Компания Eltoma также может предложить услуги нотариального заверения и легализации документов. Вы можете связаться с нашими специалистами любым из указанных на сайте способом. Ждем ваших обращений!

Какие документы необходимо предоставить для осуществления нотариального заверения

Если вы заверяете копии как подлинные, вы должны предоставить оригинал документа и фотокопию документа для нотариального заверения.

Но если вам необходимо подтвердить подлинность документа о полномочиях, вам нужно будет предоставить какой-либо документ идентификации для всех лиц, подписавших документ, и сам документ, который должен быть нотариально заверен. Данный вопрос стоит заранее уточнить у нотариуса.

Если у вас есть особые указания от стороны, требующей нотариального заверения документа, вы также должны заранее передать их своему нотариусу.

Стоимость нотариального заверения

Тарифы на большинство нотариальных услуг устанавливаются законом. Ознакомиться со стоимостью стандартных нотариальных услуг в Сингапуре можно здесь.

Легализация

Нотариальное заверение и легализация являются частью всей цепочки от заверения до легализации документов для использования за границей. После того как документ был легализован в SAL, его, возможно, придется отправить в посольство иностранного государства для дальнейшей проверки и легализации.

Не существует установленных правил, регулирующих требования различных стран, в которых должны использоваться документы. Физическим лицам необходимо уточнить конкретные требования в иностранных посольствах/у получателей.

Как легализовать документ в Сингапуре

Порядок легализации документа зависит от того, выдан ли он государственной или негосударственной организацией.

Если документ, который необходимо легализовать, заламинирован, вам также следует предварительно обратиться в орган, выдавший документ, с просьбой выдать вам заверенную копию или часть выдержки из оригинала документа для легализации.

(a) Как легализовать документы, выданные правительством Сингапура

Для печатных копий государственных документов, таких как свидетельства о браке, паспорта или сингапурские сертификаты O-Level, процедура выглядит следующим образом:

• Назначьте встречу в SAL для легализации через портал организации.

• Отнесите документ в SAL для его легализации. Если вы не можете присутствовать при легализации лично, вы можете назначить доверенное лицо, которое    сделает это от вашего имени.

Процедура для электронных документов, выданных государственными органами, аналогична. Однако документ должен быть сначала одобрен отделом, выдавшим документ, прежде чем SAL сможет его легализовать.

Например, печатная копия бизнес-профиля, выданная ACRA, должна быть заверена должностным лицом ACRA, прежде чем будет передана в SAL для легализации.

(b) Как легализовать документы, выданные неправительственными органами Сингапура

Для документов, которые выдали неправительственные органы Сингапура, легализация будет включать в себя дополнительные шаги:

1. Нотариально заверить документ, в том числе заверить его подлинность в SAL (как описано выше). Вы должны сообщить нотариусу, что вам также необходимо легализовать документ после нотариального заверения.

2. Если документ является коммерческим документом (например, купчая), заверите его либо в Сингапурской производственной федерации, либо в любой из 4 торговых палат (международной, китайской, малайской или индийской).

3. Назначьте встречу в SAL через портал для легализации. Если вы не можете присутствовать при легализации лично, вы можете назначить доверенное лицо, которое сделает это от вашего имени.

Какие документы необходимо предоставить для легализации

Какие документы необходимо предоставить для легализации, будет зависеть от того, что вам нужно легализовать (а также нотариально заверить, если требуется). Однако по возможности вам следует иметь при себе официальные документы, удостоверяющие личность всех лиц, подписавших документ (например, внутреннее удостоверение личности гражданина Сингапура/паспорт), оригинал документа и фотокопии (при необходимости).

Если сторона, запрашивающая легализацию документа, дала вам какие-либо конкретные инструкции по легализации, запишите их и имейте при себе все дополнительно запрошенные документы.

Стоимость легализации

Документы, надлежащим образом не «заверенные как подлинная копия», т. е. нотариально заверенные (т. е. должным образом оформленные или заверенные как подлинные в присутствии нотариуса) и/или легализованные, могут быть оспорены как недействительные для использования. Это может привести к значительным задержкам и невозможности обеспечить соблюдение законных прав, которые в противном случае были бы очевидны.

Это может даже привести к потенциальной ответственности за халатность, если сторона, заверяющая документ нотариально, делает это от имени другого лица, например директора компании.

Возможно привлечение нотариуса для нотариального заверения вашего документа на разовой основе. Однако, если нотариальное заверение документа (и/или легализация) является лишь одним из аспектов всей сделки, вам может быть проще нанять юриста для контроля за всем процессом от вашего имени. Специалисты Eltoma с радостью помогут вам в вопросах заверения документов, а также смогут проконтролировать за процессом совершения сделки. Ждем ваших обращений!