Требования к ведению учета в Сингапуре

В Сингапуре абсолютно все компании обязаны вести надлежащий учет и счета своих коммерческих транзакций. Эти записи должны храниться для двух основных целей:

1. для разъяснения операций и финансового положения компании; и

2. для обеспечения подготовки достоверной и правильной финансовой отчетности компании.

Надлежащее ведение учета также важно, поскольку оно обеспечивает соблюдение компанией своих налоговых обязательств, таких как корпоративный налог или налог на товары и услуги (GST). Кроме того, это позволяет вашей компании лучше управлять своими финансами и всегда находиться в курсе финансового положения вашего бизнеса.

Какие записи необходимо хранить?

Компания должна вести надлежащий учет своих финансовых операций. К ним относятся:

• исходные документы, подтверждающие все бизнес-операции, такие как квитанции, счета-фактуры, ваучеры, банковские выписки и другие соответствующие    документы, выданные клиентам или полученные от них;

• бухгалтерские книги, графики и журналы, документирующие активы и обязательства вашей компании, доходы и расходы, прибыль и убытки; и

• любые другие письменные доказательства операций, связанных с вашей компанией.

Обратите внимание, что все записи, которые необходимо вести, различны в зависимости от того, зарегистрирована ли ваша компания в рамках GST или нет.

Например, предприятия, зарегистрированные в рамках GST, обязаны вести счета-фактуры, выставляемые для целей получения дохода, и отчеты об выбытии коммерческих товаров, но они не требуются для предприятий, не зарегистрированных в рамках GST.

Как следует вести отчетность компаний (хранить записи) в Сингапуре?

Записи вашей компании могут храниться в бумажном или в электронном виде, но обязательно должны находиться в полном порядке. Таким образом, чтобы их можно было легко проверять и аудировать.

Если ваши записи хранятся в бумажном формате, то есть в физической форме, они должны быть разборчивыми и хорошо организованными. Например, ксерокопии должны быть сделаны из квитанций, напечатанных на термобумаге, так как оригинальные квитанции с течением времени выцветают.

Если ваши записи хранятся в электронном виде, ваша компания должна обеспечить надлежащий внутренний контроль для проверки целостности, полноты и надежности электронных записей. Это может быть сделано, например, путем указания того, каким образом должны храниться записи, когда и как документы должны быть поданы и сохранены в базе данных или как должны быть сохранены снимки.

В документе First Schedule of the Evidence (Computer Output) Regulations вы можете найти официальные рекомендации по хранению изображений бизнес-записей, на которые вы можете ссылаться в любой необходимой ситуации.

Вам также нужно будет предпринять меры безопасности для предотвращения подделывания документов. Если записи хранятся в электронном виде, то вам не нужно хранить физические копии исходных документов для обоснования ваших бизнес-операций для целей налогообложения.

Как долго должны храниться записи компании?

Записи должны храниться не менее 5 лет с конца финансового года, в котором были совершены соответствующие операции.

Например, если финансовый год вашей компании заканчивается в декабре, то записи за 2016 финансовый год вашей компании (т.е. с 1 января 2016 года по 31 декабря 2016 года) должны храниться по крайней мере до 31 декабря 2021 года.

Где следует хранить записи компании?

Записи должны храниться в зарегистрированном офисе вашей компании или в любом другом месте, которое, по мнению директоров вашей компании, подходит. В любое время эти записи должны быть доступны для проверки директорами.

Последствия несоблюдения норм комплаенса

Бизнес-записи могут считаться неправильно хранящимися, если требуемые учетные и связанные записи:

• Не обслуживаются;

• Хранятся менее 5 лет и/или;

• Хранятся в ненадлежащем месте или в неправильном формате.

Если бухгалтерская отчетность не ведется должным образом, компания и любое соответствующее должностное лицо в случае выявления данного факта будет наказано штрафом в размере до $5,000 или тюремным заключением сроком до 12 месяцев, а также штрафом за неисполнение обязательств в соответствии с Законом о компаниях.

Кроме того, ненадлежащее ведение учета может привести к искажению базы для расчета подоходного налога, в результате чего Налоговое управление Сингапура (IRAS) отклонит требования вашей компании о возмещении расходов и амортизационных вычетов.

Лица, признанные виновными в ненадлежащем ведении записей, связанных с подоходным налогом, также могут быть наказаны штрафом в размере до $1,000 или тюремным заключением на срок до 6 месяцев в случае выявленных нарушений.

Надлежащее ведение учета и соблюдение всех юридических норм имеют важное значение при ведении бизнеса в Сингапуре, а также позволяют вам лучше управлять финансовыми делами вашей компании.

В этой связи Вы, возможно, пожелаете рассмотреть вопрос о привлечении корпоративного сервис-провайдера для оказания профессиональной помощи в области ведения учета.